Etkili Sunum Hazırlama ve Sunma Teknikleri

Sunum Nedir?

Sunum, bir çalışmanın veya bilginin püf noktalarına değinen, açıklayan; herhangi bir şeyin sonucunu öne çıkaran, önemli olay ve olguları dile getiren konuşmalardır.

Sunumda amaç eldeki verileri karşı tarafa aktarmaktır. Bu nedenle öncelikle sunum yapılacak kitle iyi analiz edilmelidir. Çünkü sunumun yapısı ve kullanılacak dil; bu kitlenin eğitim seviyesi ve konuya aşinalığıyla paraleldir. Dinleyicilere hitap etmeyen sunumda, içerik kalitesinin ve konuşmacının yeteneklerinin önemi yoktur. Bu çerçevede etkili sunumun üç sac ayağı bulunur;

• Sözel ve yazılı ifadelerin doğru kullanımı.
• Beden dilinin doğru kullanımı.
• Görsel ve işitsel araçların uygunluğu.

Sunum Nasıl Yapılır?

Hazırlık Aşaması

• Konuyu/ana temayı/odak noktayı belirleyin.
• Konuyla ilgili gerekli malzemeleri hazırlayın.
• Konuşmanın konusunu desteklemek ve pekiştirmek için kullanacağınız düşünce, fikir, örnek ya da esprileri seçin.
• Konuşma planınızı hazırlayın.
• Konuşma öncesi sesli prova yapın.

Ayrıca konuşma esnasında size yöneltilebilecek soruları düşünün. Bu soruların cevaplarını önceden belirleyip, beyninize yazın. Kendinize değişik türden cevaplar hazırlayın. Bunlar;

• Gerçek,
• Esprili ve kaçamak,
• Yoruma açık cevaplar olabilir.

Sunum (Slayt) Hazırlamanın Püf Noktaları

• Kaliteli bir sunum, asgari düzeyde metin kullanılan sunumdur.
• Konuya ve kitleye göre görsel, animasyon, video, ses, şema, grafik ve çizelge eklenebilir. Ancak bunlar çok fazla kullanılırsa izleyicilerin dikkati dağılabilir.
• İlk slayt kapak olarak düzenlenmelidir. Bu slaytta konu başlığına ve hazırlayan kişi/kurum/kuruluşa yer verilmelidir.
• İkinci slaytta ise üzerinde durulacak konu başlıklarına yer verilebilir.
• Üçüncü slaytta ana konunun amacına yer verilir. İkinci slaytta yer verilen konu başlıkları hakkında bilgi verilir. Fakat burada dikkat edilmesi gereken en önemli nokta her bir konu başlığının ayrı slaytlarda açıklanmasıdır.
• Başlıklara efekt konulmamalıdır. Bunun yerine konu başlıklarıyla ilgili görsele veya animasyona yer verilebilir.
• Slayt sayısı süreye göre ayarlanmalıdır. Örneğin 45 dakika sürecek bir sunumda slayt sayısı ortalama 25-30’dur.
• Sunumun sonuç bölümünde konuyu özetleyen bir slayt hazırlanması, konunun toparlanması açısından son derece önemlidir.
• Slaytlarda kullanılan renklerin uyumlu olmasına ve gözü yormamasına dikkat edilmelidir. Zemin rengi ile yazı renginin birbirine zıt olan (siyah – beyaz, lacivert – açık mavi gibi) tonlardan seçilmesi gerekir.
• Yazı boyutunun (punto) ayarlanması gerekir. Örneğin, başlıklar için 30 punto, maddeler için 26 punto, metin için ise 24-20 punto uygun olarak düşünülebilir.
• Slaytlarda kullanılan yazı tipinin okunaklı olması gerekir. Times New Roman veya Tahoma yazı stilleri tercih edilebilir.
• Sunumlarda dil bilgisine dikkat edilmelidir. Bariz yapılan hatalar güvenilirliği düşürür.
• Üzerinde konuşulan maddeye dikkat çekmek için ilk başta sadece o madde gösterilebilir. Bunun için powerpoint’in animasyon özelliğinden yararlanılabilir. Efektlerde kullanılabilir.
• Sunumun kaç dakika sürdüğü, vurgulanmak istenen noktaların slaytta yer alıp almadığı, efekt veya animasyonların doğru çalışıp çalışmadığı önceden detaylıca gözden geçirilmelidir.
• Sunumunuz, herhangi bir bilgisayarda çalışabilecek şekilde olmalı. Sunum yansıtmada kullanılan ekipmanların çözünürlük oranları değişebilir. Bu durumları dikkate almanız, imkanınız varsa sunum öncesi kontrol etmeniz gerekir.
• Sunumdan önce, sunum dosyası yedeklenmelidir. Çıkabilecek teknik sorunlara karşı sunum örneğinin kişisel e-posta adresine kaydedilmesinde fayda vardır.

Sunum ve Konuşma Çalışması

İyi hazırlanmış bir sunum, etkili bir çalışmayla birleştirildiğinde anlam kazanır. Bir yemeğin tadı iyi malzemelerden ziyade bu malzemelerin uyumu ile güzelleşir. Bu uyumun yakalanması için malzemeleri iyi tanımak, ne zaman ve ne kadar kullanacağını bilmek önemlidir. Bunun için aşağıdaki yöntemleri kullanabiliriz.

• Sunumu birçok kez tekrar edin. Tıpkı sahnedeymişsiniz gibi canlandırmalar yapın.
• Sunumu fırsat buldukça, sessiz bir yerde kendi kendinize tekrarlayın. Bu tekrarlarda zamanı doğru kullanmak amacıyla çok iyi bildiğiniz ve rahatlıkla sunabileceğiniz yerleri atlayın. Diğer kısımları birkaç defa tekrarlayın.
• Sunumunuzdaki konu başlıklarını küçük bir kağıda yazın. Sadece bu kağıda bakarak sunumunuzu baştan sona kadar tekrar edin. Takıldığınız yerlerde sunuma bakın.
• Çalışma yaparken etrafınızdaki eşyaları dinleyiciler olarak hayal edin ve yalnızca küçük kağıda bakarak sunumunu yapın.
• Konuşmanızı kaydedebilir hatalarınızı düzelterek ilerleme sağlayabilirsiniz.

Sunum Esnasında Dikkat Edilecek Hususlar

Sıkı bir çalışma neticesinde hazırlanan sunum, büyük oranda başarılı geçer. Bu çerçevede sunum esnasında dikkat edilecek noktaları vurgulayalım;

• Sunumlarda vücut dilini kullanmak çok önemlidir. Ellerinizi rahatlıkla kullanabilirsiniz.
• Konuşmaya başladığınızda, gözleriniz ve vücudunuz belli bir noktada olsun. İki üç dakika sonra, sağ ve sol yanınızda bulunan dinleyicilere de seslenin ve onlara doğru dönün.
• Normal anlatımla, konunun gelişmesini sağlayın.
• Sonuçta, konuşmanızı özetleyen, ana temaları tekrarlayan vurgular yapın ve konuşmanızı coşkuyla bitirin.
• Konuşma esnasında ellerinizi cebinize sokmayın.
• Konuşmalarda mimikler çok önemlidir. Mimik çalışması önceden yapılmalı.
• Dinleyicilerle göz teması kurun ancak bu temas kısa kısa olmamalı. Uzun göz temaslarından dinleyici rahatsız olur.
• Sesinizi salona göre ayarlayın. Yüksek veya alçak sesle yapılan sunumlar dinleyicileri rahatsız edebilir.
• Vurgulayacağınız yerleri tespit edin ve bu vurguları yaparak dinleyicinin odaklanmasını sağlayın.
• Soruları ne zaman alacağınıza karar verin. Akan bir sunumun sorularla sürekli kesintiye uğraması konuşmacıya ve dinleyiciye olumsuz etki yapar.

Sunum Sonrası

Sunumu bitirdikten sonra salondan gelen tepkiler sizin başarınız için tek kıstas değildir. Zira insanların birçoğu bazı organizasyonlara gönülsüz katılabilir. Gelen olumlu ya da olumsuz tepkiler sizin eksiklikleri görmenizi sağlar. Bu eksikliklerin üstüne giderek bir sonraki sunumunuza daha iyi bir şekilde hazırlanabilirsiniz.

Sahne / Kürsü Korkusu

Sahneye ilk kez çıkan biri, dünyanın en iyi hatibi olsa dahi, sahne heyecanından muzdaribtir. Konuşma öncesinde veya konuşmanın ilk dakikalarında baskı altında olmanız normal bir durumdur. Bu baskı sizin iyi bir sunum yapamayacağınız anlamına gelmez. Hatta odaklanmanızı artırabilir.

Sinirli, heyecanlı, çekingen ve dinleyicilerden korkan pek çok kişi sistemli bir çalışma ile sahne korkusunu yendi ve başarılı hatipler oldu. Ünlü hatip Daniel Webster’in öğrencilik yıllarında, konuşmak için çağrılacağım diye korktuğu ve ağladığı zamanlar olmuş. Ünlü yazar Mark Twain, bir yazısında, bir grup insan önünde ilk defa konuştuğu zaman kendisini adeta pamukla doldurulmuş gibi hissettiğini, nabzının çok hızlı attığını ifade etti.

Konuşmak üzere sahneye çıktığınız zaman heyecanlanır, sinirlenir veya bazılarının size güldüklerini sanırsınız. Gerçekten gülenler olursa da ümitsizliğe kapılmayın. Konuşmaya başladığınız zaman birkaç saniyelik heyecan yok olacaktır. Tamamen kaybolmasa dahi konuşmanızı etkilemeyecektir.

Dikkat Edilecek Hususlar;

• Güç duruma düşebileceğiniz tehlikeli durumları elden geldiğince tespit etmeye çalışın. Bu noktaları azalttıkça kendinizi eksik hissetmeyecek ve özgüveniniz yükselecektir.
• Oluşabilecek tehlikeden kurtulmanın tek yolunun kaçmak ya da konuşmayı yarıda kesmek olduğu düşüncesini tamamen beyinden atın.
• Konuya hakim bir konuşmacı daha az heyecanlanır. Bu nedenle sıkı bir çalışma yapın.
• Unutmayın! Sunumda odak noktası siz değilsiniz. İyi bir orkestrada birçok materyal ve argüman bulunur. Doğru bir senkronizasyonda odak noktası notalardır, enstrümanlardır; sahnenin tamamıdır. Sunumda ise orkestra şefi sizsiniz. Etkili bir hazırlık ile insanları kelimelere, konuya ve materyallere yönlendirirsiniz.
• Çok iyi tanıdığımız komedyenler dahi gösterilerini yapmak için uzun bir çalışma yaparlar. Yapılan her espri, gelebilecek tepkiler ve bu tepkilere verilecek cevapların çoğu ciddi bir çalışmanın ürünüdür.
• Sunum aşamasında heyecanından kaçmamak ve olabildiğince konuşmaya yüklenerek hücum edebilirsiniz.

Başarılar Dileriz…